1. Características de los  almacenes sanitarios 

El almacén es el espacio físico donde están depositadas  todas las mercancías en espera de su distribución y  utilización. 

En el caso de un hospital el almacén es el sitio donde se  guardan los materiales de toda índole que son  necesarios para cubrir adecuadamente cada servicio:  alimentos, medicamentos, instrumental, etc. 

1.1 FUNCIONES DEL ALMACÉN 

Son funciones del almacén: 

• Solicitar el reabastecimiento de los diferentes  artículos cuando sea necesario. 
• Recepción y registro de los materiales  suministrados. 
• Rechazo del material que no satisfaga los  requisitos del pedido, acordando el procedimiento  de devolución y reposición. 
• Acondicionar, proteger y conservar los artículos  confiados a su cuidado. 
• Evitar las pérdidas y deterioros del material  almacenado. 
• Distribuir adecuadamente los artículos a los  servicios o unidades que los soliciten. 
• Establecer una adecuada rotación de stocks para  evitar que los artículos caduquen. 
• Registrar y controlar los movimientos de los  artículos en el almacén, realizando revisiones  periódicas y estimaciones de stocks máximos y  mínimo, mediante la valoración de existencias y la  gestión de inventarios. 
• Controlar el consumo de artículos por los  diferentes servicios, detectando consumos  anormales. 
• Diseñar y elaborar la documentación utilizada por el  almacén. 

Los sistemas de almacenamiento de material sanitario,  en términos generales, se clasifican en dos tipos  principales: 

• Sistema cerrado: solo pueden acceder a las  existencias los profesionales autorizados, se registra  cada entrada y salida de material o productos. Es un  sistema de elevado coste, pero tiene la ventaja que  permite un control total de los productos. Este  sistema se adopta en los almacenes generales de  los hospitales. 
• Sistema abierto: pueden acceder a los materiales  personas ajenas al almacén. El recuento y la  contabilidad de artículos es menos rígido que el caso  anterior. Este sistema se utiliza en los almacenes  pequeños de plantas hospitalarias. 

1.2 TIPOS DE ALMACENES SANITARIOS 

Se distinguen cuatro tipos de almacenes sanitarios, en  función de la cantidad de artículos que se almacenan y  las necesidades cubiertas. 

• Almacenes centrales: son depósitos grandes que  almacenan importantes cantidades de productos y  materiales de todo tipo. Son de uso en grandes  complejos hospitalarios. 
• Almacenes generales: en ello se encuentran la  mayor parte de existencias necesarias para que un  centro asistencial funcione correctamente durante un  tiempo determinado. Es el tipo de almacén necesario  en una institución de tamaño grande o mediana. 
• Almacenes pequeños. Disponen de las existencias  mínimas que garanticen el funcionamiento de la  unidad en la institución en un corto periodo de  tiempo. Ejemplo; almacenes de planta de un  hospital. 
• Almacenes especiales: en un centro hospitalario,  todos los artículos que se solicitan deben recibirse  en el almacén, pero algunos materiales tienen  características especiales, y deben ser almacenados  en almacenes específicos. Son materiales  especiales: 

🢭 Alimentos: son productos perecederos  que necesitan de refrigeración o  congelación para su conservación, por  ello necesitan ser almacenados  separados del resto de producto y con  cámaras frigoríficas. 

🢭 Lencería: es el almacén de la ropa  hospitalaria.

🢭 Combustibles y gases: tales como el  combustible para la calefacción o el  oxígeno medicinal. Necesitan de unos  armarios específicos para su  almacenaje. 

🢭 Farmacia: se encarga de la recepción y  almacenamiento de los productos  farmacéuticos 

Una vez se han detectado cuáles son las necesidades  de compra y en qué plazo de tiempo se precisan,  debemos buscar la mejor fuente de suministro para los  diferentes productos. Para ello, se debe recurrir a las  fuentes de información sobre proveedores. Éstas son  variadas:  

• Archivo de información de compras: este archivo  incluye la información del proveedor al que ya le  hemos hecho alguna compra. Este archivo está  recogido en una base de datos del ordenador en  forma fichas de proveedor, y fichas de producto. 
  

1.3 APROVISIONAMIENTO Y SUMINISTRO 

Aprovisionar es poner a disposición de una organización  todos los productos, bienes y servicios provenientes del  exterior y que son necesarios para su funcionamiento.  Por otro lado, suministro; es la actividad o conjunto de  actividades que tienen como finalidad aprovisionar de  materiales al almacén y servicios sanitarios. El  suministro puede ser de dos tipos diferentes: 

• Estudios de mercado: se analizan todas las  informaciones disponibles relativas a la producción,  distribución y venta de un determinado artículo o  material y de sus posibles proveedores. 
  
• Información de proveedores: consiste en conocer  
  
• Suministro interno: es aquella tarea encaminada a  proveer desde el almacén, a los diversos Servicios o  Unidades, del material necesario para poder llevar a  cabo la actividad asistencial encomendada. 
• Suministro externo: es el que tiene como finalidad  la de abastecer el almacén, desde los distintos  proveedores, de la mercancía destinada al  suministro interno y que previamente ha sido  solicitada. 

Para lograr que estas tareas se lleven a cabo de forma  correcta, es necesario que el aprovisionamiento  desarrolle las siguientes tareas: 

• Prever las necesidades. 
• Planificar estas necesidades en el tiempo. 
• Buscarla en el mercado. 
• Comprarlas. 

En los centros asistenciales de tamaño medio-pequeño,  la gestión de las compras suele realizarse de forma  directa entre un responsable de esta área de la  organización y el proveedor. Sin embargo, en centros  asistenciales de gran tamaño, las compras se gestionan  desde un servicio o unidad específica que se encarga de  los suministros, llevándose a cabo de tres formas:  

• Compra centralizada: la gestión para determinados  productos y equipamientos la realiza una unidad  administrativa central, frecuentemente dependiente  de cada Sistema Regional de Salud. Cada centro  asistencial público pide el material a esta unidad. Al  pedir grandes cantidades se abaratan los costes. Los  productos comprados mediante este método se  denominan Productos Homologados.
  
• Compra descentralizada: cada centro asistencial  gestiona sus propias compras. Se utiliza el  procedimiento de concurso público para elegir los  proveedores con mejores ofertas en relación  calidad/precio. 
• Sistema mixto: algunos productos se obtienen por  medio de compra centralizada y otros por compra  descentralizada. 

Por último se deberá tener en cuenta, el modo en el que  se desea se lleve a cabo el suministro desde el almacén  a las diferentes unidades o servicios (bien sea una  Oficina de Farmacia, bien sea un SFH):  

• De forma programada: los productos se suministran  antes de que se agoten. Es la forma más correcta de  suministro, ya que no se corre el riesgo de  interrumpir la actividad por la falta de material. 
• De forma urgente: cuando existe una demanda  imprevista del consumo, el suministro debe  reponerse urgentemente. 

2. Gestión del almacén 

Una buena gestión del almacén es fundamental para  determinar qué tipo de artículos y en qué cantidad deben  almacenarse y controlar el movimiento de estos artículos  para poder reponerlos antes de que se agoten. 

2.1 GESTIÓN DE STOCKS  

Se denomina gestión de existencias o gestión de stocks  a la acción de determinar la cantidad y el tipo de  productos que deben ser almacenados. Es necesario  que exista un equilibrio entre la demanda y el coste de  almacenamiento, de manera que este no sea excesivo,  ya que el almacenamiento de productos genera un coste. 

Para comprender bien este apartado, debemos  profundizar en el concepto de Stock. Se entiende por  stock el conjunto de productos y recursos materiales que  no se están utilizando en el momento determinado, pero  que es necesario disponer de ellos para la previsión de  necesidades futuras. Mantener los stocks en las  circunstancias actuales supone una carga importante  para los hospitales, debido a la inversión que se debe  realizar, el almacenaje y la distribución. Es necesario  realizar un adecuado control de los productos necesarios  en los hospitales, intentando reducirlos, pero  garantizando que siempre están disponibles, siendo en  muchas ocasiones una tarea complicada. 

En relación con el control de stock es muy importante  tener un buen sistema de información que nos facilite la  información relativa a: 

🢭 Insuficiencia de stock (productos con stock  inferior al stock de seguridad). 

🢭 Excesos de stock (productos con stock  superior al máximo). 

🢭 Listado de productos pendientes de entrega  por proveedores. 

🢭 Listado de productos con stock igual a cero;  serán las roturas de stock  

La situación que genera más problemas es la rotura del  stock y se debe insistir a los proveedores cuando el plazo  de entrega está vencido o próximo a vencer, con el  objetivo de prevenir al máximo esta situación.

Como ya hemos mencionado la gestión de stock es el  conjunto de actividades que se realizan para lograr el  mantenimiento de una buena calidad de la atención  prestada reduciendo al mínimo los costes de la misma.  Se debe evaluar el consumo de las unidades  asistenciales que dependen del almacén para conocer  qué tipo de materiales se consumen más y cuáles  menos, y según esto tener un mayor o menor número de  existencias almacenadas. 

Por tanto si queremos realizar una adecuada gestión de  stock, se deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:  

• Control de fecha de caducidad: siendo éste control  uno de los más importantes a tener en cuenta en la  gestión, sobre todo en los productos farmacéuticos.  El control de fecha de caducidad de los productos es  función del auxiliar de enfermería o de farmacia y es  muy importante la revisión en los productos  farmacéuticos. 
• Intervalo de tiempo entre pedidos: se debe tener en  cuenta el intervalo de tiempo entre la realización de  un pedido y el siguiente, ya que es necesario prever  la cantidad de material que se va a utilizar durante  dicho tiempo, para que de esta forma no se  produzcan déficits o rotura del stock. 
• Material de reserva: en todos los almacenes debe  haber un material de reserva, pues por causas  especiales puede haber un mayor gasto del material.  
• Valoración de datos estadísticos. En la gestión de  stock son muy utilizados los datos estadísticos, que  nos van a permitir analizar las cifras de forma  individual o colectiva, con el objetivo de hacer  previsiones, mejorar la gestión, etc. De esta forma  podemos hacernos una idea de los movimientos que  tienen los distintos productos.  

Atendiendo a esta gestión de stocks, se debe tener en  cuenta que el concepto de stock es más amplio y engloba  diferentes tipos:  

STOCK DE SEGURIDAD 

Es el volumen de un determinado artículo que tenemos  en el almacén, por encima de lo que normalmente lo  vamos a necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones  en exceso de la demanda, y/o los retrasos imprevistos en  la recepción de los pedidos. 

La cantidad de este stock de depende de: 

• De la demanda 
• Del plazo de entrega 
• Del riesgo en caso de inexistencias 

STOCK ACTIVO 

También se denomina stock de rotación continua, es el  stock con el que se hace frente a las demandas normales  del proceso asistencial 

STOCK SOBRANTE 

Comprende todos los artículos en buen estado que han  dejado de necesitarse, pudiendo ser devueltos o  canjeados por el proveedor. Deben estar a la vista para  que no queden relegados al olvido. 

2.2 SEGUIMIENTO DE EXISTENCIAS 

Una de las principales funciones del almacén son el  registro y control del movimiento de artículos, es decir, el  seguimiento de las existencias. La manera de saber cuál  es la cantidad de productos y materiales de cada clase  disponibles en un almacén, es ayudarnos de los sistemas  de registro complementario: que son las fichas de  almacén y los inventarios. 

FICHAS DE ALMACÉN 

Constituyen un sistema de registro continuo de entradas  y salidas de artículos y se realiza mediante un  documento específico con existencia física, aunque  actualmente se realiza mediante un programa  informático de gestión de almacenes que en cualquier  momento puede producir copias impresas de los  diferentes registros. Estos programas se basan en una  base de datos que genera las fichas necesarias para  cada artículo. Estas fichas recogen una serie de datos  mínimos en cada registro: 

• Identificación de la organización. 
• Nombre del producto y su variedad (en  función de la clasificación establecida en el  almacén para su organización). 
• Fecha de realización del pedido y datos del  proveedor. 
• Fecha de entrada en almacén. 
• Número de factura del material. 
• Números de serie y/o lote de cada producto. • Fecha de salida del almacén. 
• Unidad o servicio a quien se entrega. 
• Número de unidades compradas y precios  unitarios
  

Se pueden añadir otros datos complementarios:  indicación aproximada de la entrega, punto de pedido  aproximado, depósito de seguridad asegurado, código  del producto,  

INVENTARIOS 

Los sistemas de seguimiento de las existencias por  fichas no es un método perfecto, siendo necesario por  ello la realización del inventario cada cierto tiempo, con  la finalidad de verificar que las existencias registradas en  las fichas se encuentran realmente en stock. El inventario  es el recuento manual de todos los artículos  almacenados, localizando aquellos, que hayan  caducado, estén deteriorados o deban darse de baja por  ser obsoletos. 

Las fases de un inventario son las siguientes: 

• Localización de cada artículo en el almacén.
• Identificación de cada artículo de la forma más clara  y precisa. 
• Verificación del total de artículos de cada clase y  variedad y compararlo con el registro existente.
• Identificación de los artículos que deben retirarse por  caducidad, deterioro, o desuso. 
• Dar de baja a estos artículos en los registros  correspondientes. 
• Registro de toda la información obtenida.

De igual forma que en las fichas de almacén, no existe  un formato establecido para este documento y su diseño  depende de cada almacén. Existen tres modelos  fundamentales de inventario: 

• Inventario anual: se realiza una vez al año y para ello  es necesario bloquear los movimientos del almacén  mientras se lleca a cabo. Este inventario se realiza al  final del año. Presenta como inconveniente, que, si  se detectan errores, deberán revisarse las entradas  y salidas de un largo periodo de tiempo, 
• Inventario permanente: consiste en inventariar  diariamente las existencias de los artículos que han  registrado movimiento durante la jornada laboral.  Presenta como ventaja, que, si se detectan errores,  estos se identifican más rápidamente.  
• Inventario rotativo: es intermedio entre los dos  anteriores. Se basa en la aplicación del principio de  Pareto, que dice que una pequeña parte de las  existencias suponen un porcentaje alto del valor total  almacenado, una porción media supone un  porcentaje medio y una parte importante de lo  almacenado representa un valor pequeño.