1. Introducción 

Hoy día, la mayoría de los sectores profesionales hacen uso  de las aplicaciones informáticas básicas, estás suelen ser: 

•  Procesador de texto. Aplicación que nos permite  escribir un texto, darle un determinado aspecto o formato,  añadir imágenes y gráficos, hacer tablas, etc. Además, incorporan correctores ortográficos y otras utilidades. Muy  utilizado para elaborar informes, manuales, cartas, etc. 
•  Hoja de cálculo. Aplicación cuya función es facilitar  los cálculos matemáticos. Habitualmente funciona a  base de “celdas” en las cuales escribimos conceptos y  cifras. Después se pueden utilizar fórmulas matemáticas  que impliquen a varias celdas. Por ejemplo, la suma o  la media aritmética del contenido de varias celdas. A  modo de ejemplo está el software denominado Excel, del  paquete office de Windows. 
•  Base de datos. Programa que permite almacenar y recuperar datos de una manera organizada. El trabajo con  una base de datos implica, en ocasiones, hacer la estructura de la base de datos. Es decir, organizar una serie de  fichas o registros en las cuales podamos ir recogiendo  los datos de una o más variables. A modo de ejemplo,  podemos encontrar el software Acces, de Windows. 

Un concepto relacionado es el de gestor de base de da tos relacional que es aquel programa informático capaz  de tomar datos de varios archivos y enlazarlos mediante un  campo común. 

Estos softwares pueden ser de utilidad para los centros sanitarios, aunque en muchas ocasiones, cada centro tiene  unos software específicos, sobre todo en relación a las historias clínicas. Pero si pueden hacer uso de estos programas básicos y comunes a otras áreas profesionales, para diferentes tareas, como puedan ser informes, recomendaciones médicas, etc.

2. Uso de aplicaciones informáticas de  gestión y control de almacén. 
   

Existen varios tipos de aplicaciones que pueden utilizar se para la gestión de almacenes . Haremos referencia a  dos tipos: 

Aplicaciones dedicadas al control de almacenes hospitalarios (también llamadas aplicación informática de gestión  de suministros).  

Estas aplicaciones se diseñan específicamente para dichos  almacenes y pueden formar parte de una aplicación integra da, que sirve para la gestión de todo el hospital. Una aplicación típica de control de suministros hospitalarios trabajará  con datos relativos a: Artículos (información sobre todos los  artículos que pueden entrar en nuestro almacén organiza dos en un catálogo de acuerdo a grupo, subgrupo y familia). 

La información anterior se organizará en forma de fiche ros maestros, que son ficheros de datos que hay que introducir o definir en una aplicación antes de empezar a trabajar con ella. 

Una vez definidos los ficheros maestros, una aplicación informática de gestión de suministros permite: 

•    El control de las ofertas de materiales que hacen los pro veedores y de los pedidos de material que el hospital  hace a aquellos. 
•    Facilitar los trámites que acompañan a la recepción de  mercancías en el almacén del hospital en todo lo que tiene que ver con la comprobación de la exactitud de los albaranes de entrada de los artículos. 
•    Controlar los pedidos que los diversos servicios hacen al almacén. 
•    Controlar las existencias. 
•    Realizar listados para el análisis de consumo, es decir, qué artículos se consumen, en qué cantidad, en qué  servicios, etc. 

Aplicación informática para la gestión de un almacén  sanitario de tamaño pequeño. 

•  Pueden ser aplicaciones generales de control de almacén que se adapten para, por ejemplo, la consulta de un  profesional sanitario. Existen aplicaciones que integran  la facturación y la gestión de almacén. En una aplicación informática típica de gestión de un almacén de tamaño más moderado se procede de la siguiente manera:  Cuando un determinado artículo llega al almacén debe  introducirse en la base de datos de la aplicación. 
•  Cuando se produzca una operación de compraventa de  un artículo la aplicación informática nos permitirá generar los documentos pertinentes. A veces necesitaremos  emitir el albarán y posteriormente la factura, en otras  ocasiones, en las ventas al contado necesitaremos la factura, y en otras necesitaremos un documento de presupuesto. Estos documentos van numerados. El programa  nos da el número automáticamente o nos permite introducir un número específico si así se necesita. Cuando se  genera una factura, la aplicación informática descuenta  el artículo o artículos de las existencias, con lo que nos  permite controlar la cantidad de existencias del almacén.  Estos programas informáticos no hacen los cálculos automáticamente, en relación con descuentos, totales, aplicaciones de IVA, etc. Los documentos de presupuesto  son guardados en la memoria del ordenador y convertidos en facturas cuando se desea. 
•    Los documentos de compraventa pueden personalizarse. De esta forma se puede incluir en los documentos el nombre, dirección, etc., de la empresa y otros da tos de interés. 

A modo de ejemplo, en el mercado existen diferentes software, sobre la gestión y control de almacén, como por ejemplo:  Ers Almacén, MultiAlmacén, GestionPyme, @GeSTOCK 2.0,  entre otros.

3. Aplicaciones informáticas de facturación  y gestión económica 
   

Como en el caso de la gestión de almacén, podemos mencionar dos tipos de aplicación informática, unas para centros hospitalarios y otras para consultas de profesionales  sanitarios. 

3.1. FACTURACIÓN, MECANIZADA O INFORMATIZADA, EN HOSPITALES: 

Incluye las siguientes operaciones: 

•    Definición de una serie de archivos maestros con in formación sobre las distintas entidades aseguradoras  con las que trabaja el hospital y las distintas tarifas de  cada entidad. 
•    El control de todos los servicios e intervenciones realiza dos al paciente en las diversas áreas del hospital. 
•    La emisión de facturas. 

3.2. FACTURACIÓN EN CONSULTAS  DE PROFESIONALES SANITARIOS: 

Las aplicaciones de facturación que se utilizan en las  consultas de profesionales sanitarios tienen como características generales que se organizan sobre una base de  datos, habitualmente denominada en la aplicación fiche ros, archivos o ficheros maestros, que debe rellenarse con  los datos relativos a los proveedores, los clientes y los artículos. Permiten que las facturas se imprimen de manera  personalizada. 

Una aplicación típica de facturación incluye las siguientes  funciones: 

•    Pueden introducirse los datos referentes a las facturas de  los proveedores. 
•    Pueden definirse los vencimientos de una factura con  múltiples recibos. De esta manera se emiten los documentos para una venta a plazos. 
•    Permiten verificar la letra del N.I.F. que se asocia al número de Documento Nacional de Identidad y comprobar  que el número de una tarjeta de crédito corresponde al  de alguna de las tarjetas emitidas por la entidad emisora correspondiente. 
•    Realizar operaciones de mailing. El mailing, también llamado fusión, nos permite mandar cartas a nuestros  clientes a partir de un texto único que se utiliza para to dos y de una base de datos con los nombres y direcciones de nuestros clientes. 

Los ficheros de datos son muy importantes. Llevan los da tos de los artículos, los clientes y los proveedores. La aplicación confecciona una ficha de cada artículo, cliente o pro veedor. Su utilidad reside en que una vez que están escritos  

los datos en estos ficheros, no hay que escribirlos más veces  en los documentos de las operaciones de compraventa, sino  que pueden ser introducidos en el documento escogiendo los de un listado que aparece en la pantalla del ordenador o  mediante un código. 

Vamos a ver algunos de los datos que suelen rellenarse en  los ficheros de datos. 

•    Fichero de artículos. Código, fecha de entrada del  registro (día en que se introduce la ficha), claves de  grupo, subgrupo o familia, unidades de medida, datos  para el control de stocks y valoración de existencias (por  ejemplo, punto de pedido, precio medio ponderado, que  es calculado automáticamente, etc.), incremento (porcentaje que se carga al precio de coste, para calcular  el precio de venta), Impuesto sobre el Valor Añadido  (aunque las operaciones de prestación de servicios sanitarios están exentas de IVA), etc. 

•    Fichero de clientes. Código, fecha de entrada del  registro, datos de identificación y domicilio, NIF, señalización de cliente moroso o problemático, recargo de  equivalencia (si el cliente está sometido a este régimen),  descuento, datos bancarios del cliente, etc.
• Fichero de proveedores. Código, fecha de entrada del  registro, datos de identificación y domicilio, NIF, datos  bancarios, etc. A modo de ejemplo, en el mercado existen gran variedad de  software para el control y gestión de la facturación empresa rial, tales como, Facturaplus, Interfact, NAT facturación, en tre muchos otros, en muchas ocasiones, las empresas pagan  para que se les diseñe un software para realizar todas las ac tividades de gestión de la empresa.