1. Gestión del almacén 
   

Una buena gestión del almacén es fundamental para determinar qué tipo de artículos y en qué cantidad deben almacenarse y controlar el movimiento de estos artículos para poder  reponerlos antes de que se agoten. 

1.1. GESTIÓN DEL ALMACÉN  O GESTIÓN DE STOCKS 

Se denomina gestión de existencias o gestión de stocks a  determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser  almacenados. Es necesario que exista un equilibrio entre la  demanda y el coste de almacenamiento, de manera que este  no sea excesivo, ya que el almacenamiento de productos genera un coste. 

Se entiende por stock aquellos productos y recursos mate riales que no se están utilizando en el momento determinado,  pero que es necesario disponer de ellos para la previsión de  necesidades futuras. Mantener los stocks en las circunstancias actuales supone una carga importante para los hospitales, debido a la inversión que se debe realizar, el almacenaje  y la distribución. Es necesario realizar un adecuado control  de los productos necesarios en los hospitales, intentando  reducirlos, pero garantizando que siempre estén disponibles,  siendo en muchas ocasiones una tarea complicada. 

En relación con el control de stock es muy importante tener  un buen sistema de información que nos facilite la información relativa a: 

•   Insuficiencia de stock (productos con stock inferior al stock  de seguridad). 
•   Excesos de stock (productos con stock superior al máximo).
• Listado de productos pendientes de entrega por  proveedores. 
•   Listado de productos con stock igual a cero; serán las ro turas de stock que no tienen localización y se deben suministrar al GFH bajo pedido de este. 

La situación que genera más problemas es la rotura del  stock y se debe insistir a los proveedores cuando el plazo de  entrega está vencido o próximo a vencer, con el objetivo de  reducir al máximo la rotura del stock.

Como ya hemos mencionado la gestión de stock es el conjunto  de actividades que se realizan para lograr el mantenimiento  de una buena calidad de la atención prestada reduciendo al  mínimo los costes de esta. Se debe evaluar el consumo de las  unidades asistenciales que dependen del almacén para conocer qué tipo de materiales se consumen más y cuáles menos,  y según esto tener un mayor o menor número de existencias  almacenadas. 

Se debe tener en cuenta a la hora de gestionar los stocks: 

•   Control de fecha de caducidad: siendo este control uno  de los más importantes a tener en cuenta en la gestión,  sobre todo en los productos farmacéuticos. El control de  fecha de caducidad de los productos es función del auxiliar de enfermería o de farmacia y es muy importante la  revisión en los productos farmacéuticos. 

•   Intervalo de tiempo: se debe tener en cuenta el intervalo  de tiempo entre la realización de un pedido y el siguiente,  ya que es necesario prever la cantidad de material que se  va a utilizar durante dicho tiempo, para que de esta forma  no se produzcan déficits o rotura del stock. 
•   Material de reserva: en todos los almacenes debe haber  un material de reserva, pues por causas especiales puede  haber un mayor gasto del material. 
•   Valoración de datos estadísticos: En la gestión de stock  son muy utilizados los datos estadísticos, que nos van  a permitir analizar las cifras de forma individual o colectiva, con el objetivo de hacer previsiones, mejorar la  gestión, etc. 
•   Creación de nuevos programas, unidades, etc.: es el  caso más complicado. Pues no disponemos de ningún  dato para ayudarnos en las previsiones. 

Atendiendo a la función que desempeña el stock, podemos  definir para cada producto: 

Stock de seguridad 

Es el volumen de un determinado artículo que tenemos en el  almacén, por encima de lo que normalmente lo vamos a necesitar, para hacer frente a las fluctuaciones en exceso de la demanda, y/o los retrasos imprevistos en la recepción de los pedidos.

La cantidad de este stock depende de: 

•   La demanda 
•   Plazo de entrega 
•   Riesgo en caso de inexistencias 

Stock activo 

También se denomina stock de rotación continua, es el  stock con el que se hace frente a las demandas normales del  proceso asistencial.

 Stock sobrante 

Comprende todos los artículos en buen estado que han dejado de necesitar, pudiendo ser devueltos o canjeados por el  proveedor. Deben estar a la vista para que no queden relegados al olvido. 

1.2. SEGUIMIENTO DE  EXISTENCIAS EN ALMACÉN 

Una de las principales funciones del almacén es el registro y  control del movimiento de artículos, es decir, el seguimiento  de las existencias. 

La manera de saber cuál es la cantidad de productos y materiales de cada clase disponibles en un almacén, son los  sistemas de registro complementario: fichas de almacén e  inventarios. 

Fichas de almacén 

 Es un registro continuo de entradas y salidas de artículos y  se realiza mediante un documento específico con existencia física, aunque actualmente se realiza mediante un programa informático de gestión de almacenes que en cualquier momento  puede producir copias impresas de los diferentes registros. 

Estos programas se basan en una base de datos que genera  las fichas necesarias para cada artículo. 

Estas fichas recogen una serie de datos mínimos en  cada registro: 

•  Identificación de la organización. 
•  Nombre del producto y su variedad (en función de la clasificación establecida en el almacén para su organización). 
•  Fecha de realización del pedido y datos del proveedor.
• Fecha de entrada en almacén. 
•  Número de factura del material. 
•   Números de serie y/o lote de cada producto. 
•  Fecha de salida del almacén. 
•  Unidad o servicio a quien se entrega. 
•  Número de unidades compradas y precios unitarios 

Se pueden añadir otros datos complementarios: indicación  aproximada de la entrega, punto de pedido aproximado, de pósito de seguridad asegurado, código del producto, grupo  funcional homogéneo (GFH)*, etc. 

Un grupo funcional homogéneo se considera a las unidades  mínimas de gestión que corresponden a unidades físicas definidas y que tienen asignados recursos humanos y económicos  y que permiten valorar sus costes por cada servicio realizado. 

Inventarios 

Los sistemas de seguimiento de las existencias por fichas no  es un método perfecto, siendo necesario por ello la realización  del inventario cada cierto tiempo, con la finalidad de verificar  que las existencias registradas en las fichas se encuentran  realmente en stock. El inventario es el recuento manual de  todos los artículos almacenados, localizando aquellos que  hayan caducado, estén deteriorados o deban darse de baja  por ser obsoletos. 

Las fases de un inventario son las siguientes: 

•   Localización de cada artículo en el almacén. 
•   Identificación de cada artículo de la forma más clara y precisa. 
•   Verificación del total de artículos de cada clase y variedad  y compararlo con el registro existente. 
•   Identificación de los artículos que deben retirarse por caducidad, deterioro, o desuso. 
•   Dar de baja a estos artículos en los registros correspondientes. 
•   Registro de toda la información obtenida. 

De igual forma que en las fichas de almacén, no existe un formato establecido para este documento y su diseño depende  de cada almacén.

Existen tres modelos fundamentales de inventario: 

•   Inventario anual: se realiza una vez al año y para ello es  necesario bloquear los movimientos del almacén mientras  se lleva a cabo. Este inventario se realiza al final del año.  Presenta como inconveniente, que si se detectan errores,  deberán revisarse las entradas y salidas de un largo periodo de tiempo, 

•   Inventario permanente: consiste en inventariar diaria mente las existencias de los artículos que han registrado  movimiento durante la jornada laboral. Presenta como  ventaja, que si se detectan errores, estos se identifican  más rápidamente. 
•   Inventario rotativo: es intermedio entre los dos anteriores. Se basa en la aplicación del principio de Pareto, que  dice que una pequeña parte de las existencias suponen  un porcentaje alto del valor total almacenado, una porción  media supone un porcentaje medio y una parte importante  de lo almacenado representa un valor pequeño.